Contrat de sous-traitance des données personnelles (RGPD, art. 28)

1. Objet, nature et finalité

Le Sous-traitant héberge et traite, pour le compte du Responsable du traitement, les données personnelles que celui-ci saisit ou collecte avec le Service, à la seule fin de lui fournir le Service : suivi de la relation avec ses clients et prospects, préparation des échanges et des mails, simulations pédagogiques, transcription et comptes rendus de réunions. Opérations : enregistrement, conservation chiffrée, consultation, mise à disposition, export, effacement.

2. Personnes et données concernées

• Personnes : clients et prospects du cabinet, leurs proches mentionnés, interlocuteurs des partenaires, correspondants des mails lus.
• Données : identité et coordonnées, situation familiale et professionnelle (fiche client), étape du parcours, tâches et notes, brouillons et mails lus à la demande, choix faits dans les simulations et questionnaires, transcriptions et comptes rendus de réunions, documents déposés, objectifs patrimoniaux.
• Le Service n'est pas conçu pour des données sensibles (santé, opinions…) ni pour des numéros d'identification nationaux : le Responsable du traitement s'abstient de les y saisir hors nécessité.

3. Durée

Celle de l'utilisation du Service, jusqu'à la suppression du compte (article 10).

4. Instructions

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable du traitement : les présentes, et les actions faites par celui-ci dans le Service. Il ne les utilise pour aucune autre finalité (ni revente, ni publicité, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle). Il informe le Responsable du traitement s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne par le Sous-traitant, sauf dans le cadre prévu à l'article 6.

5. Confidentialité et sécurité

• Les personnes autorisées à accéder aux données (administrateurs du Sous-traitant) sont tenues à la confidentialité.
• Mesures (RGPD, art. 32) : chiffrement des données sensibles au repos (AES-256-GCM) et des échanges (TLS), isolation stricte entre comptes, double authentification, sessions révocables, limitation des tentatives, journal des actions d'administration, sauvegardes quotidiennes avec copie hors site chiffrée, données réelles uniquement sur le serveur de production.
• Aucune donnée n'est transmise à un service d'intelligence artificielle par le Sous-traitant de sa propre initiative : l'assistant (Claude) n'est utilisé qu'à la demande de l'Utilisateur, avec ses propres comptes, et les données lui sont envoyées après masquage des identifiants (IBAN, numéros de sécurité sociale, de carte, fiscaux) et, si le mode pseudonyme est actif, des noms et coordonnées.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants suivants :

• [à compléter] ([à compléter]) : hébergement du serveur, de la base et des sauvegardes.
• Google (Google Drive) : stockage de la copie hors site des sauvegardes, chiffrée avant envoi ; Google n'a pas la clé et ne peut pas lire les données. Transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types de Google.

Les services que le Responsable du traitement relie lui-même (sa messagerie Google ou OVH, son agenda, son compte Claude ou sa clé d'API Anthropic) relèvent de ses propres contrats avec ces fournisseurs et ne sont pas des sous-traitants du Sous-traitant. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l'avance par une nouvelle version du présent contrat, que le Responsable du traitement peut refuser en exportant ses données et en supprimant son compte. Le Sous-traitant impose à ses sous-traitants les mêmes obligations et reste responsable de leur respect.

7. Droits des personnes

Le Service fournit au Responsable du traitement, sur chaque dossier, l'export complet (accès, portabilité), la rectification et l'effacement (y compris des mentions du client dans les notes générales et l'historique de l'assistant) ; les pages envoyées aux clients les informent et indiquent le contact du cabinet. Si une personne s'adresse au Sous-traitant, celui-ci transmet sa demande au Responsable du traitement sans délai et n'y répond pas lui-même.

8. Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail à l'adresse du compte, avec la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, ses conséquences probables et les mesures prises ou proposées, afin que le Responsable du traitement puisse, s'il y a lieu, la notifier à la CNIL dans les 72 heures et en informer les personnes.

9. Assistance et audits

Le Sous-traitant aide le Responsable du traitement à respecter ses obligations de sécurité, d'analyse d'impact et de consultation préalable, compte tenu des informations dont il dispose. Il tient un registre des traitements effectués pour le compte de ses clients (RGPD, art. 30.2), met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat et permet des audits, sur demande écrite avec un préavis raisonnable, à la charge du Responsable du traitement, par un auditeur tenu à la confidentialité.

10. Fin du contrat : restitution et suppression

Avant de supprimer son compte, le Responsable du traitement exporte ses données (bouton « Exporter toutes mes données » de la page Paramètres, format JSON ouvert) ; il lui appartient d'y conserver ce qu'il doit garder au titre de ses obligations légales. La suppression du compte efface immédiatement toutes les données du Service ; elles disparaissent des sauvegardes à leur rotation, au plus tard 8 jours après. Le Sous-traitant ne garde que la trace technique de l'acceptation des présentes et des actions d'administration, sans donnée des clients.

11. Contact

Pour toute question relative aux données : [à compléter].